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賃貸管理会社社員のよもやま話

[2018/10/04] 月間1500枚のFAXをペーパーレスに!仲介訪問強化で早期の空室解消へ

★―――〔日本財託不動産投資情報マガジン〕 Vol.567 ―――――――――
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◆――――――――― 平成30年9月末現在 ――――――――――◆

 オーナー様数  7,630名

 管理戸数    20,509戸

 全体入居率   99.37%(20,509戸)
 ※当社販売物件および管理受託物件の入居率

 販売分入居率  99.55%(12,575戸)
 ※当社販売物件の入居率

 【入居率の算定方法】
 (1-※空室数/管理戸数)×100
 ※内装工事が完了して即入居可能な部屋の数

◆――――――――――――― INDEX ――――――――――――◆

 1. 月間1500枚のFAXをペーパーレスに!仲介訪問強化で早期の空室解消へ
 
 2. マンション投資を実践されたオーナー様の生レポート≪最新版≫
 
 3. ワンルームの売却からご自宅のご購入・売却までお気軽にご相談ください
 
 4. セミナーのご案内  ~参加無料~
 
 5. 編集後記

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 ■ 月間1500枚のFAXをペーパーレスに!仲介訪問強化で早期の空室解消へ
 
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最近話題になっている
『ロボットによる業務自動化』を意味するRPA。

RPAとは、オフィス業務の中で、
人の手で行ってきた仕事について、
テクノロジーの力を活用し、業務効率を向上させるものです。

金融や保険業界では導入が進んでいましたが、
「働き方改革」の一環として
様々な業界で取り組まれるようになってきました。

しかし、いまだに不動産業界はアナログな業務が多く、
RPAを活用した業務改善は進んでいません。

例えば不動産会社と賃貸仲介会社の間では、
入居者の申し込みや審査など、入居者が住み始めるまでに
FAXや電話、書面でのやり取りを何度も行なっています。

そこで当社では、賃貸仲介会社とのやり取りを効率化して、
空室の早期解消を実現する新しい取り組みをはじめました。

今回のコラムでは、
業務改善と空室の早期解消につながる
新たな取り組みについてご紹介します。


当社では、業務の効率化と
空室の早期解消をはかるため、
10月1日より賃貸仲介会社向けの
情報サイトをリニューアルしました。

リニューアルの大きな特徴は3つです。

1.オンラインによる入居申し込み
2.物件ごとの申し込みや審査状況の進捗確認
3.図面アップロードの時間短縮

それぞれの機能ついてご紹介します。

従来、入居希望の申し込みがあると、
賃貸仲介会社より入居希望者の情報が
FAXで送られてきます。

閑散期であればまだしも、
年明けから本格化する繁忙期では、
多くの入居希望のご連絡をいただきます。

FAXだけでも1日に数十枚、
ひと月で1500枚以上もオフィスに届きます。

朝出勤し、届いたFAXの山を物件ごとに仕分けし、
書類に不備がないかどうかを確認。

文字が不鮮明なものや欠けてしまっているものについては、
再度仲介会社の担当者に問い合わせる手間も発生します。

さらに、申込書に記載された情報は
当社の基幹システムに入力する必要があります。

その後、書類を審査担当者にまわすだけでも
多くの業務が発生していました。

そこで、リニューアルに伴い、
FAXでの申し込みに加えて、
オンライン申込機能を追加しました。

入居申込や申し込みのために必要な個人情報書類のアップロードなど
Webサイト上ですべて完結できるようになります。

FAXなど紙による管理からオンラインでの管理に移行し、
作業時間の短縮を実現します。


その結果、入居者募集を専門に行う営業担当者の
事務所での作業量が減り、

代わりに物件を紹介してもらう
賃貸仲介会社訪問に割く時間を増やすことができます。


空室の早期解消には、物件の魅力だけではなく、
実際に部屋をお客様に紹介する仲介会社の力が欠かせません。

仲介会社の担当者をまめに訪問し、信頼関係を構築することで、
入居者も早期に決まりやすくなります。

どれだけ便利なツールが開発されたとしても、
賃貸仲介会社の担当者と信頼関係がなければ、
成約には至りません。


また、物件ごとに入居の申し込みから審査、契約までの進捗管理も
Webサイト上で閲覧可能となりました。

賃貸仲介会社の担当者にとって気になるのは、
入居希望者の審査がいつ終わるのかということです。

当社では審査は原則1.5日以内に終わらせるようにしていますが、
それでも審査状況の確認のために、
仲介会社から審査担当へ確認の電話を受けることがあります。

リニューアル後では、審査の状況もリアルタイムに把握できるので、
担当者もわざわざ電話で確認することもありません。

これにより審査スピードもスムーズになり、
お客様をお待たせする時間の削減にもつながります。

当社としても、電話を応対する時間を削減でき、
営業と審査担当の間で行われてきた書類のやり取りも減らすことができました。

さらに、当社の社内システムと連携し、
図面のアップロード時間も短縮されました。

これまでは、システム内に保存されている
作成図面を営業担当が確認し、
サイトへ物件情報を順次アップしていました。

しかし、今後はすでにシステム内に保存されている情報に
修正がなければ、自動で新サイトにアップロードされるようになります。

情報の確認からアップまで1物件につき
20分程度かかっていたものが、
最短1分程度でサイトに更新されます。

空室情報の掲載スピードがあがれば、
それだけサイト来訪者の目に触れる機会も多くなり、
それが1日でも早く空室の解消につながります。


不動産投資で長期安定収入を得るために重要なポイントは、
いかに空室期間を短くすることができるのです。

当社ではIT化による業務改善を行い、
賃貸仲介会社の担当者との面会時間を増やすことで
さらに早期の空室解消に取り組んでいいます。

これから繁忙期に差し掛かっていきますが、
ITを最大限活用し、1日でも早く、
1日分でも多くの日割り家賃を
オーナー様にお届けできるよう努めていきます。


日本財託管理サービス 賃貸営業部 小竹 祐(こたけゆう)

◆ スタッフプロフィール ◆
 
東京都府中市出身の34歳。
 
賃貸営業部にて入居者募集を行っています。
入居希望者の入居審査にも力を入れています。

釣りが趣味で、北海道への社員旅行では
午前3時に起床し、同僚達と釣りに出かけました。


◆ ≪不動産投資コラムが300本以上≫
不動産投資コラムのバックナンバーはこちらから

http://www.nihonzaitaku.co.jp/mailmag/backnumber/


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 ■ 2.≪オーナー様の生の声 合計597話 HP掲載中≫
    マンション投資を実践されたオーナー様の生レポート≪最新版≫

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【 資金の効果的な運用 No.181 】

 『頼りになる物件紹介力、賃貸管理力、資産運用力』

 Y・F様(女性)49歳 東京都在住
 日本財託を知ったきっかけ:ご紹介
 ご購入日:平成21年7月
 ご購入物件:墨田区(東京メトロ半蔵門線「押上」駅徒歩4分)
       平成4年築


 不動産投資を始めたきっかけは、
 自宅マンションのローン返済が終わったことです。
 
 ローン完済に向けて、いろいろ節約したり仕事を頑張ったりしていました。
 
 ところがいざ返済が終わってしまうと、
 「すっきりして嬉しい!」という感覚よりも、
 「何だか張り合いがなくなって寂しい...」
 という気持ちの方が強くなってきたのです。

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 ■ 3. ワンルームの売却からご自宅のご購入・売却までお気軽にご相談ください

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 日本財託グループでは、東京23区内の中古ワンルームマンションの
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 2.ご自宅の購入・売却のご相談

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 ■ 5. 編集後記 

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久々に帰る実家。

玄関を開けてリビングの方を見ると、
タッ、タッ、タッと駆け寄ってくる足音。

尻尾を振る新しい愛犬はようやく懐いて、
帰省する私を出迎えてくれます。

これまで実家で飼ってきた愛犬たちはみな、
『遊んでほしい!』と駆け寄ってきて
じゃれてくる犬たちばかりでした。

しかし、一頭だけ
真逆の『塩対応』をする子がいました。


私が高校生の頃、実家にやってきたのは
『ヴィクトリア』という名前の
ブルドッグの女の子。

もともとおとなしい性格の犬種ですが、
彼女はより一層おっとりとしていました。

「ただいま!」

学校から帰っても、出迎えはおろか、
ため息をつくように
ちらっとこちらを流し見るだけ。

散歩もしぶしぶ家は出るものの、
数メートルで家に引き返そうとしてしまいます。

その代わり週に1回以上は、
大好きなお風呂をせがまれます。

その他にも私のコートが彼女専用の敷物として
譲らざるを得なくなったり、毎日数回の皮膚ケアや
食の好みなどとにかく手がかかる彼女。

ただ、ブルドッグという犬種ゆえの
様々な困難もあったのです。


気温も上がり始めた初夏のある日。

いつも通り散歩をしていると
普段よりも息が上がり、
見ているだけで息苦しそうな様子。

異変を感じ、獣医に連れて行くと
夏場の暑さと相まって、気道の狭いこの犬種によくある
呼吸困難に陥ってしまったようでした。

それ以降も、目の持病や脚のガンなど
通院や手術を重ねていきました。

細心の注意をはかる生活が続きますが、
手がかかればかかるほど、持ち前の愛嬌と合わさり、
家族みんな、彼女に夢中になっていきました。

実家を出た後も、折を見て帰省し、
ヴィクトリアと一緒にいる時間を楽しんできました。

それでも、短命種のため
2年前にお別れの時を迎えました。

(もっとマメに世話をしてあげれば、
 長生きできたんだろうか)

後悔が尾を引き、
道端で出会う飼い犬を見かけることもつらい、
『ペットロス』に陥りました。

実家の両親も酷く落ち込み、
別れがつらいことを理由に
今後は犬を飼いたくないと口にしていたのです。

しかし、今年に入って
両親は新しい犬を飼い始めました。

連絡を受けた当初は、
(あの子の代わりなの?)と
疑問に感じていました。

ただ、接してみると
性格や食の好みも違います。

思い返せば、これまで飼ってきたどの愛犬も
別の個性を持っており、そもそも『代わり』という考えも
おかしいもののように思えました。

両親は別れの辛さ以上に、
様々な個性を持った愛犬たちと過ごす
かけがえのない時間を選んだのです。

もちろん私自身もヴィクトリアや
これまで飼ってきた愛犬たちとの時間は
それぞれが大切な思い出です。

寝かしつけをしながら添い寝をしたこと。
大好物のリンゴを手に乗せて食べさせたりこと。
冬は一緒に外へ出て雪遊びをしたこと。

一番手のかかった彼女でしたが、
本当に充実した毎日でした。

家族ともいえる愛犬たちと過ごす日々の素晴らしさを
改めて気づかせてくれたようにも思えます。

離れて暮らす新しい愛犬とは、
帰省した時に目一杯遊んであげたいと思います。


日本財託 法人営業部 前場 美穂(まえばみほ)


◆ スタッフプロフィール ◆

埼玉県さいたま市出身。

法人営業部にて、社宅の契約内容の確認交渉、書類手配や、
お客様へご入居手続きのご案内等を行っています。

Netflixに加入したところ、
海外ドラマのお気に入りシリーズがどんどん増えて
抜け出せなくなっています。


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