「プロジェクトチーム発足」情報の共有化が決め手!

2009/12/24

★―――〔日本財託不動産投資情報マガジン〕 Vol.153 ―――――――――
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  録をされた方へ、お役に立てる情報をご提供させて頂く事を目的としてい
  ます。

◆―――――――――― 11月末現在の管理実績 ――――――――――◆

 オーナー様数3,052名、管理戸数7,465戸、入居率98.07%

◆――――――――――――― INDEX ――――――――――――――◆

 1. 賃貸管理会社社員のよもやま話

    「プロジェクトチーム発足」情報の共有化が決め手!

 2. マンション投資を実践されたオーナー様の生レポート≪最新版≫

 3.「サラリーマンのための都内中古マンション経営セミナー」
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4.『お仕事帰り・休日の個別相談』申込み受付中

5. 賃貸管理もお任せください!
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 6. 編集後記

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 ■ 1. 賃貸管理会社社員のよもやま話

    「プロジェクトチーム発足」情報の共有化が決め手!

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 こんにちは!
 今回のコラムは、管理受託課の河原が担当します。

 先月、アパート9棟、マンション1棟
 総戸数116戸の管理を一度に委託いただく事となりました。


 日本財託グループでは、
 ご購入頂いた物件の賃貸管理を行っておりますが、
 他社でご購入いただいた物件の管理も行っています。

 また、区分所有の物件の管理だけではなく、
 1棟アパート・マンションの管理も行っております。

 今回、管理を頂戴した物件も
 もともと他社で管理を委託されていた
 アパート・マンションでした。
 

 1棟アパート・マンションの管理をお受けする際は、
 様々な業務を行う必要があります。


 例えば、

 『空室物件の室内確認』

 『募集図面の作成』

 『前管理会社からの引継ぎ』

 『契約条件・契約者・保証人情報の確認』

 『管理会社の変更を入居者にお知らせする書類の作成』

 『定期清掃や法定点検の実施状況の確認』


 こうした業務を円滑に行うために、
 特に、今回は一度に116戸という当社では過去に例のない
 大型受託案件でしたので、
 社内の各部署から担当者を募り、
 プロジェクトチームを結成しました。
 
 
 管理受託の窓口である『管理受託課』
 
 空室を埋めるために、入居者募集業務を行う『賃貸営業部』

 建物のメンテナンスを行う『1棟建物管理課』

 前現管理会社からの管理変更手続きを行う『契約部』

 4つの部門、総勢8名からなる
 プロジェクトチームです!


 プロジェクトでは、
 
 「空室は何戸あるのか、募集方法はどうするのか?」
 「建物に修繕が必要な箇所はあるのか?」
 「前管理会社との引継ぎは?」
 「滞納状況はどうなっているのか?」
 「入居者への管理会社の変更手続きは
  どのタイミングで行うのか?」

 など、 
 今後スムーズな管理業務が行えるように、
 管理を当社に移行する前に、予想される課題を洗い出しました。


 今回のプロジェクトチームで
 とりわけ効果があったのが、
 『情報の共有化』です。

 こうして課題を洗い出し、
 メンバー全員が問題点を共有化する事によって、
 自分だけの仕事で完結するのではなく、
 プロジェクト全体を意識するようになりました。

 『日本財託さんに任せてよかった』
 と必ず思ってもらえるような管理をする!
 という共通の意識を持つことができました。


 自然と部署の垣根を越えて、活発なディスカッションが行われ、
 問題点も一丸となって解決することができました。


 
 また、一度に116戸もの管理が変更になるわけですから、
 116名の入居者全員に対して、
 管理会社が変更になった旨の案内を出す必要があります。


 案内を出してご連絡したにも関わらず、
 「家賃を前の管理会社に振り込んでしまった」
 といった、トラブルは数十件にものぼりました。


 なかには、

 『急に管理会社が変わったっていっても、
  信じられるわけないじゃない。
  どうせ振込み詐欺なんじゃないの?
  もっと詳しい書類をよこしなさい!』

 といって、一方的に電話を切られる方までいました。

 それでも何とかご納得いただこうと粘り強く入居者、
 そして前管理会社とやり取りを行い、
 なんとか管理受託日までに、変更手続きを完了することができました。


 管理会社を変更されるオーナーのご事情は様々です。

 管理会社からの送金が遅れる。
 いつまでたっても空室を埋めてくれない。
 いつ電話しても担当者が不在で、たらいまわしにされる。

 など、ある意味、
 管理会社自身に不信感を抱かれています。

 そうした不信感を払拭していただくためにも、
 私たちは、オーナーとの信頼関係を築くことを第一に考えてます。


 売上や管理戸数を増やすことではなく、

 『私たちは、入居者様から選ばれる管理会社になります。
  私たちは、オーナー様から選ばれる管理会社になります。
  そして、私たちは東京都で最も信頼される管理会社になります。』

 を経営目標にしています。

 もちろんオーナーとの信頼は一朝一夕では築くことはできません。
 日々の業務の積み重ねこそが、信頼関係を築く第一歩です。

 『日本財託さんに任せてよかった』

 ひとりでも、多くのオーナーから
 このお言葉をいただけるよう、
 社員一同、チームワークを発揮して
 これからも管理をさせていただきます!


            日本財託管理サービス 管理受託課 河原 豊


 ◆ このコラムについてのご意見・ご感想はこちらから
                  
    mg-info@nihonzaitaku.co.jp


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 ■6.編集後記 

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 今週号のメールマガジンが
 今年最後のメールマガジンとなります。

 今年一年メールマガジンをお読みいただき
 ありがとうございました。


 2009年は、
 不動産会社の倒産が相次ぐなど、
 業界では、まさに逆風が吹き荒れる1年でした。

 一方で、
 リーマンショック以来、低迷している株価や、
 長らく続く超低金利の銀行預金に嫌気がさして、
 不動産投資への注目が一段と注目が集まった
 1年でもありました。
 
 来年も、こうした投資用不動産業界の最前線の情報や
 管理会社ならではの『管理のよもやま話』など
 
 読者のみなさんが、
 『読んで楽しく、ためになる』をモットーに
 メールマガジンをお届けしていきます。

 来年もどうかよろしくお願い致します!


               日本財託 マーケティング部 S・H

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 ◆メルマガの感想や日頃から疑問に思っていることなど、どんなことでも結
  構です。ご意見をお聞かせください。
  お待ちしています。

  ご意見・ご感想はこちらから ⇒ mg-info@nihonzaitaku.co.jp

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  ▼このメールのお問い合わせはこちらにお願いします
   【メール】mg-info@nihonzaitaku.co.jp
   【URL】http://www.nihonzaitaku.co.jp
   【発 行】株式会社 日本財託
        TEL:03‐3347‐2411 FAX:03‐3347‐2300
【発 行】株式会社 日本財託管理サービス
        TEL:03-3347-2414  FAX:03-3347-2420
   【住 所】東京都新宿区西新宿1‐11‐11河野ビル2F
   【担 当】坂元 寛和

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