月間1500枚のFAXをペーパーレスに!仲介訪問強化で早期の空室解消へ

2018/10/04

最近話題になっている

『ロボットによる業務自動化』を意味するRPA。

RPAとは、オフィス業務の中で、
人の手で行ってきた仕事について、
テクノロジーの力を活用し、業務効率を向上させるものです。

金融や保険業界では導入が進んでいましたが、
「働き方改革」の一環として
様々な業界で取り組まれるようになってきました。

しかし、いまだに不動産業界はアナログな業務が多く、
RPAを活用した業務改善は進んでいません。

例えば不動産会社と賃貸仲介会社の間では、
入居者の申し込みや審査など、入居者が住み始めるまでに
FAXや電話、書面でのやり取りを何度も行なっています。

そこで当社では、賃貸仲介会社とのやり取りを効率化して、
空室の早期解消を実現する新しい取り組みをはじめました。

今回のコラムでは、
業務改善と空室の早期解消につながる
新たな取り組みについてご紹介します。


当社では、業務の効率化と
空室の早期解消をはかるため、
10月1日より賃貸仲介会社向けの
情報サイトをリニューアルしました。

リニューアルの大きな特徴は3つです。

1.オンラインによる入居申し込み
2.物件ごとの申し込みや審査状況の進捗確認
3.図面アップロードの時間短縮

それぞれの機能ついてご紹介します。

従来、入居希望の申し込みがあると、
賃貸仲介会社より入居希望者の情報が
FAXで送られてきます。

閑散期であればまだしも、
年明けから本格化する繁忙期では、
多くの入居希望のご連絡をいただきます。

FAXだけでも1日に数十枚、
ひと月で1500枚以上もオフィスに届きます。

朝出勤し、届いたFAXの山を物件ごとに仕分けし、
書類に不備がないかどうかを確認。

文字が不鮮明なものや欠けてしまっているものについては、
再度仲介会社の担当者に問い合わせる手間も発生します。

さらに、申込書に記載された情報は
当社の基幹システムに入力する必要があります。

その後、書類を審査担当者にまわすだけでも
多くの業務が発生していました。

そこで、リニューアルに伴い、
FAXでの申し込みに加えて、
オンライン申込機能を追加しました。

入居申込や申し込みのために必要な個人情報書類のアップロードなど
Webサイト上ですべて完結できるようになります。

FAXなど紙による管理からオンラインでの管理に移行し、
作業時間の短縮を実現します。


その結果、入居者募集を専門に行う営業担当者の
事務所での作業量が減り、

代わりに物件を紹介してもらう
賃貸仲介会社訪問に割く時間を増やすことができます。


空室の早期解消には、物件の魅力だけではなく、
実際に部屋をお客様に紹介する仲介会社の力が欠かせません。

仲介会社の担当者をまめに訪問し、信頼関係を構築することで、
入居者も早期に決まりやすくなります。

どれだけ便利なツールが開発されたとしても、
賃貸仲介会社の担当者と信頼関係がなければ、
成約には至りません。


また、物件ごとに入居の申し込みから審査、契約までの進捗管理も
Webサイト上で閲覧可能となりました。

賃貸仲介会社の担当者にとって気になるのは、
入居希望者の審査がいつ終わるのかということです。

当社では審査は原則1.5日以内に終わらせるようにしていますが、
それでも審査状況の確認のために、
仲介会社から審査担当へ確認の電話を受けることがあります。

リニューアル後では、審査の状況もリアルタイムに把握できるので、
担当者もわざわざ電話で確認することもありません。

これにより審査スピードもスムーズになり、
お客様をお待たせする時間の削減にもつながります。

当社としても、電話を応対する時間を削減でき、
営業と審査担当の間で行われてきた書類のやり取りも減らすことができました。

さらに、当社の社内システムと連携し、
図面のアップロード時間も短縮されました。

これまでは、システム内に保存されている
作成図面を営業担当が確認し、
サイトへ物件情報を順次アップしていました。

しかし、今後はすでにシステム内に保存されている情報に
修正がなければ、自動で新サイトにアップロードされるようになります。

情報の確認からアップまで1物件につき
20分程度かかっていたものが、
最短1分程度でサイトに更新されます。

空室情報の掲載スピードがあがれば、
それだけサイト来訪者の目に触れる機会も多くなり、
それが1日でも早く空室の解消につながります。


不動産投資で長期安定収入を得るために重要なポイントは、
いかに空室期間を短くすることができるのです。

当社ではIT化による業務改善を行い、
賃貸仲介会社の担当者との面会時間を増やすことで
さらに早期の空室解消に取り組んでいいます。

これから繁忙期に差し掛かっていきますが、
ITを最大限活用し、1日でも早く、
1日分でも多くの日割り家賃を
オーナー様にお届けできるよう努めていきます。


日本財託管理サービス 賃貸営業部 小竹 祐(こたけゆう)

◆ スタッフプロフィール ◆
 
東京都府中市出身の34歳。
 
賃貸営業部にて入居者募集を行っています。
入居希望者の入居審査にも力を入れています。

釣りが趣味で、北海道への社員旅行では
午前3時に起床し、同僚達と釣りに出かけました。

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