RPAで年間1800時間削減!テクノロジーを活用してオーナー様の利益につなげる

2019/06/06
不動産投資コラム

6月3日の日経新聞1面に、

ソニーが2019年度の新卒社員から
AIなどに精通するデジタル人材の初任給を
最大2割増しするという記事が掲載されました。

これ以外にもAIの導入やペーパーレスなど
各社、各業種ともテクノロジーを活用して、
業務の効率化を推進するニュースを目にする機会が増えました。

当社でも、昨年10月よりRPAを導入し、
業務改善を実施してきました。

さらに今月から、
『日本財託システムソリューションズ』を設立し、
グループ全体の業務効率化を進めていきます。

そこで今回のコラムでは、
当社が推進するテクノロジーを活用した業務効率化の施策と
生み出した時間をオーナー様の利益につなげる取り組みについてお伝えします。


RPAとは、
データ入力などに代表される定型業務を
自動化するテクノロジーのことです。

昨年から導入した当社でも、
自動化可能な業務をRPAに置き換えていったところ、
現在までに月間で約150時間、
年間1800時間の業務時間削減ができました。

今月には、毎月約1000件におよぶ家賃の払い込み伝票の作成業務を
一部自動化することで、月におよそ20時間近くの
業務削減が予定しています。

そして削減された時間は、
入居者様のトラブルやお困りごとの対応などに
より時間を割くことができ、長く入居していただけるための
取り組みに費やすことができています。


RPA以外にも当社では
業務効率化に積極的に取り組んでいます。

そのひとつが、家賃の滞納者に対し、
自動で督促を行う『オートコール』の導入です。

当社では、5月末時点で21,631戸の
管理をお預かりしていますが、
毎月300件程度の家賃滞納が発生します。

家賃滞納者には専門スタッフ全員で電話をかけ、
入金のお願いをしていたところ、

すべての滞納者に一報を入れ終わるのに、
2~3日かかっていました。

これを自動音声電話に変更したのです。

自動音声電話に切り替えたことで、
わずか30分程度でコールは終わります。

自動音声では、折り返しのご連絡を頂きたい旨を残しています。

先月は203件の滞納に対し、約半数にあたる95名の方から
オートコールをきっかけに、折り返しのご連絡をいただきました。

ご連絡がなかった方に対しては、
当社スタッフが改めて電話や訪問など
適切な対応を取ります。

これにより、同部門が行っている入居審査に
より時間を割けるようになり
家賃滞納を未然に防ぐ手立てともなっています。


また、入居者募集でも
業務改善は進んでいます。

昨年、仲介会社向けのWebサイトをリニューアルしたことで、
今年の繁忙期は昨年比で118件増の769件の
契約に至ったことは4月のメルマガでご紹介しました。

◆ITは入居者募集の現場をどう変えたのか?ITを駆使した繁忙期の業務効率化
http://www.nihonzaitaku.co.jp/mailmag/category02/post-485.html

サイトはその後も、改善を重ねて
5月のわずか1か月間で14項目の改修を実施しました。

例えば、Webサイト上での入居申し込み時に、
仲介会社から留意点などのコメントや質問を記載する項目を増やし、
連絡の手数を削減しました。

他にも、審査中のステータスを
より細かく確認できるように変更しました。

その審査が『保証会社審査中』なのか、
『社内審査中』なのかが
ひと目でわかるようになったたことで、

賃貸仲介会社の担当者は
お待たせしているお客様へ細かく報告できるようになり、
賃貸契約の成約率向上に貢献しています。


こうした業務の効率化によって生み出した時間は、
賃貸仲介会社を訪問して信頼関係の構築に使ったり、
入居者様への対応に充てるようにしています。

仲介会社との関係性が強化できれば、
空室の早期解消につながりますし、

入居者の満足度を高められれば、
解約を防ぐこともでき、
それがオーナー様の利益につながります。

業務を効率化し、
オーナー様の利益につながる行動に繋げていく。

このサイクルを絶えず回していき
物件を預けてくださっているオーナー様の信頼に
応えていきたいと思います。


日本財託 マーケティング部セールスプロモーション課
村嶋 直樹(むらしまなおき)

 
◆ スタッフプロフィール ◆
  
静岡県御殿場市出身の32歳。
 
マーケティング部セールスプロモーション課で、
セミナーやHP・FBの運営、メールマガジンの執筆、
社内報作成を通じて当社の魅力を多くのお客様にお伝えしています。
 
これまで有線のイヤホンしか使っていませんでしたが、
ある記事でホリエモンが絶賛していた無線イヤホンが気になり購入。
今は有線しか信じていなかったことを後悔しています。

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