文字認識技術と業務の自動化で月間125時間の時間削減!キャンセルを防止する契約手続きの業務効率化

2020/01/23

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賃貸不動産業界は、いまがまさに繁忙期です。

通常月でおよそ500件ほどの入居申し込みの数が、繁忙期ともなると1000件を超えてきます。

お申込みから契約までの手続きでお客様をお待たせしないため、これまでにも、仲介会社専用のWebサイトをリニューアルしたり、RPAによる自動化によって効率化を進めてきました。

そして、今月からは手書きの申込書を自動で読み取り、データ化する『OCR(文字認識技術)』を導入した効率化施策を実施しています。

これにより、昨対比でおよそ月間35時間の業務時間削減が見込まれています。

そこで今回のコラムでは、この時間を有効に使い、空室を早期解消するための取組みを紹介したいと思います。


入居申し込み業務の効率化に取り組む前は、申込情報は電話とFAXで受け付け、全てを手入力していました。

当然、契約までの時間が延びれば延びるほど、申込者は別のお部屋で決めてしまう可能性も高くなってしまいます。
これが繁忙期ともなれば、なおさらです。

そこで一昨年、『仲介会社向けのWebサイト』のリニューアルを実施しました。

このWebサイトでは、物件情報のアップロードやオンラインによる入居申し込み、審査状況の確認から契約までの進捗管理がひと目でわかります。

物件ごとに、仲介会社とオンライン上でやり取りを終えられるため、電話が激減し、月に1000件以上届いていたFAX用紙が削減されました。

さらに昨年、ロボットによる業務の自動化『RPA』を導入。

Webサイト経由の申込のうち、約半分にあたるパソコンやスマートフォンで入力したものについては、自動で当社の顧客情報を管理する基幹システムへ登録することができるようになりました。

とはいえ、RPAでも対応できないものがあったのです。
それが手書きの申込書の登録です。

これまで、手書きの申込書については、スタッフが一つひとつ確認して入力するしかありませんでした。

そこで今月からは、紙に書かれている文字を認識して、デジタルデータとして書き出す『OCR(文字認識技術)』を導入しました。

RPA導入時点でも、OCRの採用は検討したのですが、当時はまだ十分な技術に達しておらず、採用には至りませんでした。

しかし、技術の進歩によって認識精度も上昇して、いまでは、手書きの申込書のおよそ9割が自動でデータ化されます。

例えば、1月始まってから最初の7営業日で89件の手書き申込書のうち、およそ85%にあたる76件を自動で基幹システムへと登録することができました。

ただし、手書きの文字を読み取るため、文字が崩れていたり、かすれていたりなど不鮮明なものや
誤字脱字などによって判定しきれないものがあるため、すべての申込書を自動で登録できるわけではありません。
最終的には事務スタッフの確認が必要になります。

それでも、全ての申込書に目を通す必要がありません。

繁忙期ですと、月に1000件の申し込み数のうち、およそ半分の500件が手書きの申込書です。

通常月であれば、1件当たりの処理も7~8分ほどで入力できていましたが、繁忙期ともなると、仲介会社の担当者から入居申し込みのお電話を直接いただくこともあります。

都度、そのお電話に対応していくなかで、1件の入力時間は結果的に倍の15分ほどかかってしまいます。

そこで、OCRとRPAが登場します。

具体的には、まずロボットが入居申込書や保証会社の申込書、身分証などが入り混じった書類群のなかから、「手書きの入居申込書」だけを抜き出します。

抜き取られた「手書きの入居申込書」から、今度はOCRによって手書き文字のデータ化を実行。

データ化された文字情報がロボットによって、基幹システムへと入力が行われます。

OCRを導入しRPAと組み合わせたことで、手入力の対応が大幅に削減され、月間125時間の業務時間が削減される見込みが立っています。

これによって、繁忙期中では、申し込みから契約までの期間が1週間ほどかかることもありましたが、いまでは通常月と変わらない3~4日ほどでまとめられるようになりました。

契約までの時間が延びれば延びるほど、入居者も心変わりして、キャンセルされてしまう可能性も高まりますが、契約までの期間が短縮されれば、そのリスクも抑えられます。

さらに、契約までの期間が短くなれば、空室期間の短縮にもつながります。

また、これまでは事務スタッフが処理しきれない業務については、営業のスタッフも契約業務を行っていました。

継続的な業務の効率化によって、繁忙期中であっても仲介会社の訪問に注力できますし、内見時に室内の汚れなどの報告が仲介会社から入ったとしても、速やかに対応に向かうことができます。

私たちは、1日でも早く空室を解消して、オーナー様に1日分でも多くの日割り家賃をお届けすることを使命としています。

これからも新しい技術の導入や仕組みを構築して、業務改善を続けて、早期の空室解消に向けて邁進していきたいと思います。


日本財託 賃貸営業部 小竹 祐(こたけゆう)

◆ スタッフプロフィール ◆

東京都府中市出身の35歳。
 
賃貸営業部にて入居者募集を行っています。
入居希望者の入居審査にも力を入れています。

昨年5月に発足した当社の『釣り部』に所属しています。
この冬期休暇も静岡や千葉に遠征し、釣りを楽しみました。

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