最初のリモートワークは送金チームから!確実に家賃をお届けする非常事態の取組み

2020/04/30

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いまだに、先の見えない新型コロナウイルス問題。

外出自粛要請をうけて、多くの企業がリモートワークに取り組んでいます。

当社でも4月1日から、順次リモートワークを進め、いまでは、毎日およそ7割の社員が在宅での勤務を行っています。

そのなかでも、いち早くリモートワークを実施した部署が送金業務を行う「家賃管理部」です。

私たち賃貸管理会社の最大の使命は、オーナー様へ毎月決まった日に家賃をお届けすること。
その中心を担っている家賃管理部が、新型コロナウイルスの影響を受けて機能不全を起こすことは、絶対にあってはならないことです。

そこで今回のコラムでは、家賃管理部で行われている家賃を確実に送金するための、リモートワークの現状をご紹介します。


確実に送金を行うためには、社員が新型コロナウイルスに感染しないよう、感染リスクを抑えることです。

この点、当社では2月からコロナ対策委員会を立ち上げて、感染防止のための環境整備に努めてきました。

≪緊急事態宣言で賃貸経営はどうなる!?今後の影響とコロナ下での管理サポート体制≫
http://www.nihonzaitaku.co.jp/mailmag/category03/post-654.html

さらに、家賃管理部のスタッフは、他部署に先駆けて4月1日から順次リモートワークへ移行しました。


リモートワークを開始するうえでの課題は3つありました。
「セキュリティ」と「通信環境」、そして「コミュニケーション」です。

まず、セキュリティ面ですが、送金業務を行うためには、多くのお客様の個人情報を扱うので、自宅のパソコンでそのまま業務をすることはできません。

そのため、当社からセキュリティを施したノートパソコンを貸与し、そのノートパソコンから会社に置かれているデスクトップパソコンに遠隔操作を行いながら業務にあたっています。

また、遠隔操作中の画面コピーは社内同様出来ないように制御をかけます。
さらに無人のオフィスでは、画面上で作業内容が見えないようにして、遠隔操作中の画面が覗けないように細心の注意を払っています。


加えて、「通信環境」を整えることも、円滑な業務進行には欠かせません。

遠隔操作をしている分、通信回線が不安定になると、処理が遅くなったり、操作にタイムラグが生じて、業務効率が大幅に下がります。

そこで、自宅の通信環境に不安のある社員には、ポケットWi-Fiを貸与して、自宅の通信環境の向上に努めています。

また、オフィスで仕事をしているときと、大きく異なる点が「コミュニケーション」の問題です。

これまでは、家賃の入出金情報は紙出力して確認し、担当者間で回覧していたため、声をかけあいながら処理状況を互いに把握できていました。

しかし、在宅中は紙の出力ができないうえ、案件ごとの処理状況がわからないことも多く、当初は同じ案件の処理が担当者間で被ってしまうこともありました。

そこで、案件の重複処理を防ぐため、書類が保存されている共有フォルダ内に、未処理のものと、処理済みのものがわかるよう、フォルダ分けを行いました。

そのうえで、リモートワーク時の業務ルールを策定して、メンバー全員が共通理解をもって業務に取り組んでいます。


また、社内のチャットツールを駆使し、ひとつの案件を処理する前には『○○は私が処理します』と声をかけ、処理を終えた後も、『○○については終わりました』と誰が何を処理するのかを明らかにして、進めるようにしています。

さらに、口頭での伝達と違ってチャットは記録が残るため、業務の抜け漏れが発生しづらいこともメリットです。

このように、チャットツールで頻繁にコミュニケーションを取ることで、離れていても、それぞれの状況を把握し業務を進めることができています。


4月1日からリモートワークをはじめて、13日迄には、家賃管理部の全スタッフがリモートワークを経験し、移行への体制が整いました。

こうしてリモートワークの体制整備を早い段階から行ってきたことで、今月も滞りなく、家賃をオーナー様へ届けることができました。

オーナー様へ毎月決まった日に家賃を届けることが、私たち賃貸管理会社の最大の使命です。

どんな状況にあっても、オーナー様に家賃を届けられるよう、そして、安心して管理を任せて頂けるように、今後も引き続き送金体制を強化していきたいと考えています。


日本財託管理サービス 家賃管理部
安達 信之(あだちのぶゆき)


◆ スタッフプロフィール ◆

埼玉県上尾市在住の54歳。

不動産賃貸管理の要である家賃を入居者様から回収し、毎月定められた日に確実に送金することで、オーナー様にご安心をお届けしています。

近眼なのに老眼でもあるため、リモートワークでのノートPCの小さな文字に悪戦苦闘中。
出勤時の仕事帰りに軽く一杯もままならず、休日は買い物やゴルフに行くのが趣味ですが、今のところは、いずれもひたすら自粛中。

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