賃貸経営において、更新時期は賃料を見直すタイミングです。

近年は、募集時の家賃が上昇しているケースが多く、
周辺相場や物件の状況を踏まえて更新時に賃料改定を行うことができれば、
オーナー様にとって毎月の家賃収入を見直す機会になります。

また、更新時には、賃料改定だけでなく、更新料も発生します。
更新料は契約更新時に発生する一時金であり、
毎月の家賃とは異なりますが、賃貸経営を支える収入の一つといえます。

一方で、更新料は毎月支払う家賃とは異なり、
入居者にとって支払う必要性や時期を意識しにくい費用です。

支払時期を忘れていたり、更新案内に気付かなかったりすることで、
更新料の入金や更新書類の回収が遅れ、更新手続き全体が進まなくなることもあります。

そこで今回は、更新料や更新書類の回収に向けて、
当社が行っている取り組みをご紹介します。

賃貸借契約で保証会社を利用している場合でも、
必ず更新料が保証の対象になるとは限りません。

契約内容によっては、更新料が保証対象外となっていたり、
保証会社ではなく連帯保証人による契約となっていたりするケースもあります。

こうした契約において、更新料の未払いが発生した際、
管理会社が入居者様へ直接連絡し、支払い状況や更新案内の確認状況を把握しながら
回収を進める必要があります。

また、更新では入金確認だけでなく、
更新書類を確実に回収することも欠かせません。
更新書類は、更新後の賃料、契約期間、更新料などについて、
入居者様と合意した内容を残すためのものです。

例えば、「更新料を支払う認識がなかった」「賃料改定に合意していない」といった
行き違いは、更新料の回収遅れや賃料条件をめぐるトラブルにつながりかねません。

さらに、更新書類では、勤務先や緊急連絡先など、入居者様の情報も確認します。
情報が古いままだと、トラブルや緊急時に連絡が取れなくなり、
対応が遅れるおそれがあります。

更新書類を回収できないまま契約期間が満了すると、
更新後の条件について入居者と合意した内容を書面で確認できません。

そのまま契約関係が継続した場合、法定更新として扱われる可能性があります。

法定更新になると、期間の定めのない契約へ移行するため、
契約期間を区切った賃料改定などを進めにくくなります。

そのため、更新時には更新料の入金だけで終わらせず、確実に書類の回収まで進め、
契約条件と入居者情報を整理しておくことが大切です。

こうした更新手続きを円滑に進めるため、
当社では更新料の回収と更新書類の取得に向けて、
電話、メール、SMS、書面など複数の方法を組み合わせて案内しています。

その一つが、電子契約の活用です。

当社では2018年から取り組みを開始し、2022年から本格導入しました。
郵送の手間を減らし、スマートフォンやパソコンから手続きできるため、
更新業務の効率化につながっています。

2025年通年で、電子契約を案内した入居者様の
約7割が電子契約で手続きを完了しています。

一方で、高齢の入居者様などメールを利用しない方や、
「契約は紙と実印で行う」と定めている法人契約も一定数あります。

また、新たに管理を受託した物件では、
最新のメールアドレスなどの連絡先が登録されておらず、
最初から電子契約をご案内できないケースもあります。

このように、電子契約は有効な手段ではあるものの、
すべての更新手続きを電子化できるわけではありません。

メールやSMSを確認していない、操作に不慣れといった理由で手続きが
止まることもあるため、電話や訪問など、
人による対応を組み合わせることが欠かせません。

実際に、文京区の物件で、
外国籍の入居者から更新契約書の回収が進まないケースがありました。

当社では電話やSMSで複数回連絡を行いましたが、反応がなく、
書類の返送も確認できない状態が続いていました。

そこで入居者様宅を訪問したところ、1度目はお会いできませんでしたが、
2度目の訪問で直接面談することができました。

その場で更新内容と賃料改定について説明し、更新契約書への記名・押印まで完了。

この対応により、滞っていた更新書類を回収できただけでなく、
賃料を増額した条件で更新することにもつながりました。

賃料改定は、入居者にとって毎月の負担が変わる内容です。

通知を送るだけでは十分に伝わらないこともありますが、
直接説明することで内容をご理解いただき、更新手続きを進めることができた事例です。

また、20代女性の入居者のケースでは、
更新料の未入金と更新書類の未提出が発生していました。

電話や書面で連絡しても応答がなく、訪問しても在宅を確認できなかったため、
通常の督促だけでは事情を把握できませんでした。

そこで緊急連絡先へ連絡したところ、
体調不良により医療機関へ入院されていることが判明。

ご本人だけでは更新手続きを進められない状況だったため、
地域のケースワーカーにも協力を依頼し、病院訪問の際に状況を確認したうえで、
更新料の振り込みと更新書類の回収まで対応しました。

このように、更新料の未払いは、「入金がない」「書類が届かない」という
同じ状況に見えても、その背景は一件ごとに異なります。

支払い忘れだけでなく、入居者本人だけでは手続きを進められない
事情が隠れていることもあります。

そのため、未回収が発生した際は、単に督促を続けるのではなく、
電話や訪問、緊急連絡先への確認などを通じて、
なぜ手続きが止まっているのかを把握する必要があります。

更新時期には、更新料の入金確認、更新書類の回収、賃料条件の確認、
勤務先や緊急連絡先などの情報更新といった手続きが重なります。

電子契約などの仕組みは効率化に役立ちますが、
すべての手続きを自動的に完了できるわけではありません。

特に賃料改定を伴う更新では、入居者様に変更内容を理解していただいたうえで、
更新書類を回収する必要があります。

説明や書類の回収が遅れると、契約期間の満了日までに合意内容を確認できず、
改定後の賃料条件で更新を進めにくくなることがあります。

更新時の賃料改定による収益改善とあわせて更新料と書類の回収も
管理会社の対応力を見極めるポイントといえるでしょう。

日本財託管理サービス　債権管理部　更新契約課　M・R

◆　スタッフプロフィール　◆
東京都墨田区出身の33歳。
更新契約課に所属し、更新業務の事務と家賃交渉を担当しています。
念願だった日光東照宮に訪れる予定ができました。
知人から聞いたご利益のあるお土産を探しに行ってみたいと思います。