時間管理が決め手！繁忙期を乗り切る仕事術
2010/01/28
★―――〔日本財託不動産投資情報マガジン〕 Vol.157 ―――――――――
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時間管理が決め手！繁忙期を乗り切る仕事術
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■ １. 賃貸管理会社社員のよもやま話
時間管理が決め手！繁忙期を乗り切る仕事術
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不動産業界では、
いまが１年で最も忙しい『繁忙期』の真っ只中です！
新規契約の件数は、
通常の月と比べて平均５０件程多い状況です。
閑散期と最も忙しい月を比較すると
昨年は、約１００件も契約件数が差がありました。
これだけ、あたらしい入居者が増えるということは、
当然『入居者の退去』も同じだけあるということです。
私は、この『入居者の退去に関する業務』に携わっています。
具体的には、
鍵の交換、退去したお部屋を点検して室内状況の確認、
そして、リフォーム工事の手配などです。
通常の時期で、１日３件から４件の鍵の交換や
退去の立会いがあります。
しかし、繁忙期ともなると、
５件から６件は物件を廻らないと
次から次へ退去していく入居者に対応しきれないのです。
５〜６件の内訳は、
退去後の室内確認と鍵の交換が半々ぐらいですが、
なかには、鍵の交換だけで６件という日もあります。
かばんの中に、６つの新しい鍵をぎっちりと詰め、
さらに、ドライバー、ペンチにモンキーレンチなどの道具を入れると、
重さは５キロ近くにもなります。
繁忙期の最中は、重いかばんを抱えて歩き回っているので
右足の靴はかばんの重量でかかとが擦り減り、
常にカバンと擦れ合っているスラックスの右側は
すぐにほつれてきてしまうほどです。
そして、
この繁忙期になにより気を使っているのは
いかに『時間を管理するか』ということです。
鍵の交換が１時間遅れた。
持参した鍵がドアにあわない。
内装工事に不備が見つかった。
など、現場で大小のトラブルが起こり、
想定以上に時間がかかってしまうと、
次の現場に間に合わなかったり、最悪のケースだと
次の日の予定に組み込まざるを得なくなります。
こうなると、
業務が後手後手にまわって
全体のスケジュールが大幅に狂ってしまいます。
先日、あるお部屋へ退去の立会いに行ったときのことです。
あらかじめお約束していた時間に伺うと、
お部屋の中が片付いていません！
通常、退去の立会いの際には、
室内の荷物はすべて運び終えた状況で行います。
にもかかわらず、
部屋の片隅にはダンボールが山積みになっており、
ベットもまだおいてあるような状況でした。
『一度ひきあげて、引っ越し完了後に改めて立会いをするか・・・』
一瞬、そんな考えも頭をよぎりましたが、
このあとには、別の立会いが待っています。
さらに、
明日もまた予定がぎっしり入っているので、
この機会を逃すといつまた立会いができるかわかりません。
なんとしても、
時間内に立会いを終える必要がありました。
そこでひとまず、
確認できる箇所の部屋のチェックを進めながら、
入居者には同時に引越し作業も進めてもらいました。
それでも、荷物の運び出しが終わらず、
最後には、上着を脱いで汗をかきながら
一緒になって荷物の梱包を行いました。
こうした甲斐もあり、
なんとか次の立会いの時間に
間に合わせることができました。
また タイムスケジュール通りに仕事をこなしながらも、
同時に仕事の質も落とさないよう気をつけています。
１件１件の案件に十分な時間をかけられない、
かといって、チェックの質を下げるわけにはいかない・・
こうした焦りが
ミスにつながる可能性があります。
だからこそ、
退去立会い、鍵の交換で十分な時間を充てるために、
それ以外の時間を極力短縮するようにしています。
例えば、移動時間の短縮です。
一本電車を乗りそこなうだけで、
路線によっては１０分以上も待たされることがあります。
これが、１日に６件も回るとなると
時間のロスは１時間近くにもなります。
ですから、電車の乗り合わせを確認しつつ、
物件から駅までの距離を移動してます。
また、物件によっては電車で移動するよりも、
歩いて移動したほうが早いこともあるので、
そのときは重いかばんを抱え、額に汗しながら
現場から現場へと廻っています。
そのほかにも、
万が一のチェック漏れに対応するため、
提携内装会社にも、当社と同じ視点で現場を確認してただくように、
繁忙期は特に積極的に連絡を取りあっています。
これだけ、時間管理を徹底して行っているのは
すべて『内装７日間ルール』を遵守するためです。
当社では、入居者が退去してから内装工事を完了するまでの
期間を７日間と定めています。
工事が遅れれば、その分だけ内見の機会を失うことになり、
それは客付けの遅れにもつながります。
だからこそ、一日でもはやく内装工事を完了するよう、
７日間というルールを設けています。
繁忙期だからといって、７日間ルールを曲げることはできません。
むしろ、人の入れ替わりが激しい繁忙期だからこそ、
通常の時期以上に、７日間ルールを徹底することが大切です。
業務量は多いですが、
今年もなんとか繁忙期を乗り切れるよう
スタッフ全員が知恵と工夫をしながら、
業務にあたっています！
この繁忙期でひとつでも多くの空室が
１日でも早く決まるように、
私たち業務課は今日も奮戦中です！
日本財託管理サービス 業務課 松下 大介
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■６．編集後記
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私は、自宅から近いこともあり、散歩がてらに
たびたび妻と二人でディズニーリゾートに行っています。
アトラクションには乗らず、
のんびり園内を歩きます。
もちろん、
年間パスポートを利用していますが･･･
ディズニーリゾート内で、
以前から気になっていることがありました。
すずめや鴨はいるのですが、
「カラスが一羽もいないのです！」
あれだけ広い敷地で緑も豊富にあります、
普通ならば、カラスの一羽もいても不思議はありません。
しかし、園内であの黒い姿を目にしたことは
ただの一度もありません。
「ひょっとしたら、カラスが嫌う特殊な音波をだしているのか？」
などと、その理由を考えていました。
先日、ディズニーリゾートを運営しているオリエンタルランドの
広報部の方とお話しする機会があったので、
その秘密をお伺いしました。
すると、
『何も特別なことはしておりません。
場内にゴミが落ちているとすぐに掃除をして、
常に清潔にいることが要因だと思います。』
とのお答えでした。
そういわれると、園内ではゴミらしい、
ゴミをみかけたことはありません。
先日、ディズニーランドを訪れ少し注意して見ていると、
ポップコーンをこぼしながら食べていた子供がいました。
そこへ掃除のキャストが寄っていき、
子供に笑顔を見せながらこぼれたポップコーンを掃き集め、
ちりとりの中へ入れました。
それもさりげなく、楽しそうに！
それからも歩き回りながら、次々とゴミを掃き取っていきます。
見ている私も楽しい気持ちになりました。
※ディズニーリゾート内で働いている方々をキャストといいます。
カラスがたくさん来るような場所で
楽しい時間が過ごせるとは思いません。
ディズニーリゾート内では、清潔さも含め、
お客様が楽しい時間を過ごせるよう、
キャストが行動していると感じました。
ほかにも、
アトラクションに並ぶ長い列の人たちに声をかけるキャスト、
商品の会計をするキャスト、
もちろんディズニーキャラクターのキャストも
楽しそうにお客様と接していました。
もちろん、マニュアルもあるでしょうが、
お客様に楽しんでもらおうという気持ちを
キャストみんなが持っているのだと思います。
お客様を思う気持ちの大切さを改めて感じました。
私たちは、毎月セミナーを行っています。
毎回１００名以上のお客様にご来場いただいております。
貴重なお休みの時間を使い、遠方からはるばる
東京のセミナー会場までこられるお客様もいらっしゃいます。
お客様は、大変熱心で
私もいろいろなお話をさせていただきます。
ご来場いただいた皆様が、
『セミナーに来てよかった』と満足していただけるよう、
ディズニーリゾートで働くキャストのような
心のこもった行動をしたいと思います。
日本財託 マーケティング部 T・K
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構です。ご意見をお聞かせください。
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